这是因为大多数会议默认更多的是项目管理而不是战略规划。
项目管理与战略规划
高级入站策略师表示：“项目管理指的是通过会议或系统来确保已确定的工作完成，并确定完成的时间表。”迈克·加里斯。
项目管理任务包括分配职责、评估团队能力、确定后续步骤以及设定时间表预期。
“相比之下，战略规划是我们根据 国家代码 +61，澳大利亚电话号码 业务优先级确定需要完成哪些工作的方式，”Mike 说。“因此，如果我们考虑任何一项单独的业务策略——博客、电子邮件培育— 它们都与我们的渠道差距有关。也许我们已经发现本季度的自然流量有所下滑，或者我们没有看到从潜在客户到 MQL 的势头，这是我们想要看到的。这种识别最终需要来自更大的对话：我们的业务目标是什么？我们是否正在按计划实现这些目标？我们的差距是什么？我们的首要任务是什么？”
战略规划需要人们的讨论和意见在您的团队和组织中而项目管理通常可以通过书面沟通来完成。因此，当你需要从多人的会议中抽出时间时，战略规划可以更好地利用每个人的时间。
“在我看来，90% 的时间里，项目管理不应该成为会议的核心重点，也不应该在会议开始时占用超过五分钟的时间，”Mike 说。“项目管理几乎总是通过系统进行管理。任何时候，你在会议上讨论项目管理，都是在重复你已经投入到这些系统中的努力。这并不意味着你永远不想澄清截止日期，比如‘嘿，只是想确保你看到这个计划在星期四之前完成。这对你来说方便吗？’像这样的快速检查是意料之中的，也是正常的，但是当你花 30 或 45 分钟的时间讨论任务何时发生，而你已经花了 45 分钟在项目管理系统中建立所有这些内容时，你就是在重复工作，让你无法进行真正需要进行的规划对话。”
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如何减少项目管理会议的时间
正如您不想在会议中花费大部分时间来讨论即将完成的任务一样，您也不想花费大量时间来回顾已完成的任务。但是，当与不太参与日常营销工作的高管或同事会面时，很难避免这些对话。
在这种情况下，您可能无法完全从会议中消除项目管理，但通过适当的准备，您可以减少花在项目管理上的时间。
“提前发送你认为他们会想要知道的信息——最好提前一整天，”Mike 说。“发送预期时间表、事情何时发生等，这样他们就可以拿到这份文件。十有八九，他们可能不会阅读它，但手头有这份文件真的很方便，因为它可以将 15 分钟的讨论变成 5 分钟的快速文件审查。”
会议开始时，先简要介绍一下项目管理问题。然后以您当前的营销工作为起点，讨论下一步可以采取哪些策略。
“在我看来，实现这种转变的最简单方法是记住我们部署的策略与业务需求相关，”Mike 说。“例如，你可以做一个整体项目概述，然后说‘实际上，我想和你谈谈本季度的整体自然流量以及它如何进展，以便进入战略讨论。或者，假设你想进入一个你还没有制定策略的新领域，而且它还没有进入项目管理：你可能会说‘这是你要的博客概述。实际上，我注意到我们的自然增长开始呈上升趋势，但我们有一个我们的漏斗中的差距能够快速高效地将访客引向销售。所以，我在考虑这个电子邮件培育想法。我很想听听你的想法。”
总结
你应该把大部分会议时间花在战略规划. 为您愿意花在讨论项目管理上的时间设定一个限制，比如在一小时的会议中只留出 10 分钟，然后提前做一些准备工作以使您的团队能够完成这一目标。
迈克说：“您的会议应该始终展望未来，尽量减少回顾过去的时间，因为最终，明天对您企业的成功来说比昨天更重要。”
战略规划的目标是确保您的营销策略不会脱离您的大组织目标。虽然项目管理可以通过电子邮件、项目管理软件和电子表格等其他系统有效地完成，但战略规划需要讨论。这就是为什么将您的会议时间花在战略上更有价值。
